Diketahui saat ini banyak di perusahaan atau pun lembaga, cara penanggulangan permasalahan permintaan service alurnya masih melakukan sistem surat menyurat dan proses persetujuannya sangat cukup lama, karena melibatkan beberapa divisi yang bersangkutan. Sistem yang tidak terstruktur ini selain menyebabkan masalah menimbulkan kerugian dalam pekerjaan. Bahkan terjadi beberapa kasus misal, ada sebuah entry data dan data tersebut mengalami error sehingga penyimpanan data tidak dapat dilakukan.
Jika menunggu waktu lama untuk memproses permintaan service maka akan sangat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkanlah sistem yang sangat dipercaya untuk menangani masalah error “Sistem Helpdesk” untuk membantu secara cepat dan data perusahaan terjaga dengan baik. Demikian juga dengan masalah service perangkat keras setiap Divisi tidak harus menunggu proses yang memakan waktu cukup lama untuk memperbaiki kerusakan-kerusakan hardware. Sistem HelpDesk ini sudah sangat membantu kinerja dari setiap user/divisi.
Sistem Helpdesk yang lebih terstruktur dari setiap user/divisi. Dengan demikian permintaan perbaikan error pun bisa diselesaikan dan dipertanggungjawabkan oleh teknisi, serta sistem yang diusulkan ini juga berfungsi untuk bahan pendukung keputusan kelancaran kinerja dalam perusahaan dengan adanya sistem perangkat lunak nantinya bisa ditangani oleh Help Desk System yang diusulkan ini.
Sistem Helpdesk ini membantu petugas dalam mengelola data permasalahan dan permintaan. Aplikasi ini memiliki beberapa kelebihan yaitu :
1. Sistem Helpdesk mampu mengolah data error yang dilaporkan oleh User/Divisi.
2. Memberikan solusi error kepada User/Divisi dilakukan melalui Sistem Helpdesk.
3. Daftar solusi akan tersimpan di dalam Database.
Flowmap Sistem Helpdesk
1. Prosedural permintaan solusi error/permasalahan
a. Pembuatan User/Akun untuk User/divisi.
b. Setiap user melakukan proses login dengan memasukan data daftar yaitu username dan password.
c. User akan masuk ke Sistem Helpdesk, User akan memilih form submit a ticket.
d. User akan mengisi form tersebut berdasarkan laporan error yang akan di laporkan.
e. Setelah mengisi form tersebut maka memilih tombol request.
f. User menunggu konfirmasi balasan dari Admin.
2. Prosedural permintaan solusi perbaikan
a. User/divisi melakukan pendaftaran pada form pendaftaran.
b. Setelah daftar berhasil, maka user melakukan proses login dengan memasukan data daftar yaitu username dan password.
c. User akan masuk ke sistem helpdesk, user akan memilih form submit a ticket.
d. User akan mengisi form tersebut berdasarkan laporan error yang akan di laporkan.
e. Setelah mengisi form tersebut maka memilih tombol request.
f. Admin/Orsis akan mengirim laporan permintaan perbaikan kepada Teknisi.
g. Teknisi melakukan perbaikan, dan mengkonfirmasi bahwa sudah selesai dilakukan.
h. Maka solusi yang dilakukan Teknisi akan tersimpan di history yang akan menjadi knowledge.
Form Login
Tampilan Dashboard Level ADMIN
Menu Ticket
Menu ini untuk mengelola data tiket/ticket yang masuk untuk dikonfirmasi atau ditindak lanjuti apakah ditolak atau diteruskan ke teknisi/technician untuk ditindak lanjuti.
- Ticket Received, mengelola data tiket yang masuk dari User
- List Ticket, menampilkan semua tiket
Menu Office
Menu ini untuk mendefinisikan data-data yang berhubungan dengan sdm kantor/office.
- Department, data department yang ada di perusahaan.
- Sub Department, data sub department yang ada di perusahaan
- Position, data posisi/position yang tersedia
- Employee, data karyawan
- Location, data lokasi tempat kerja
Menu Configuration
Menu ini digunakan untuk mengelola data konfigurasi sistem
- User Account, mengelola data Akun Login
- Category, mengelola data kategori permasalahan
- Sub Category, mengelola data sub kategori permasalahan
- Priority, indikator untuk menentukan prioritas penyelesaian
- Information, untuk memberikan info yang berhubungan sistem
Menu Statistic
Menu Statistik/Statistic adalah untuk menampilkan secara umum data tiket dalam bentuk grafik.
Tampilan Dashboard Level User
Tampilan Form Pembuatan Ticket
Spesifikasi Aplikasi
1. Framework CodeIgniter 3.1.11
2. MariaDB 10.5.7
3. Apache httpd-2.4.57-win64-VS17
4. PHP 7.4.19
